Управљајте временом - савет стручњака

Рећи ћемо вам о најкориснијим алатима за рад са календаром, који је описао Даниел Бровне - аутор "Извор енергије".

Принцип Парето наводи тај радпопуните цијело вријеме издвојено за то. Календар је ваш алат за временско буџетирање, што вам омогућава да се ефикасно носите са било којим пословањем или пројектом на којем радите. Ненапланирано време, највероватније, биће заокупљено радом. Користите следећа правила која ће вам помоћи да користите календар:

1. Календар треба да представља стварну слику о томе како ћете користити своје време.

Требало би да планирате све што вам је важно и што морате учинити. Изузетак се може направити само за мале задатке које трошите мање од петнаест минута.

2. Узмите времена да дефинишете планове за одређене дане и недеље.

Детаљно планирање вам помаже да уштедитеКонцентрација на оно што радите у одређеном тренутку, а не излазити из распореда. Најбоље је планирати дан пред собом пре ноћи, када завршите свој посао и имате идеју о томе шта треба пренијети сутра. Израда или прилагођавање плана ујутру препоручује се само ако сте у ноћи дошли до креативне идеје или се сећате хитне ствари.

3. Отклоните листе обавеза.

Пошто сте написали све што требате урадити на папиру, виослободите главу, али проблем је у томе што у вашој листи предмета неће бити ограничено на одређене рокове и, као резултат тога, нећете знати када их можете испунити.

4. Користите упозорења за задатке који су чврсто везани за то време.

Ако имате ствари које треба учинитиу одређено време укључите упозорење или сигнал који вас подсећа на њих. Упркос чињеници да упозорења помажу задржати осећај времена, најбоље је не користити их за случајеве који нису везани за вријеме, јер ако се подсјетници примају често, једноставно ћете престати да одговарате на њих.

5. Распоред решења за задатке са флексибилним роковима.

Обично ствари које то не захтевајуангажовани у одређено време, стављају на спискове, често заборављени или преносе следећег дана. Ако их укључите у распоред, повећате вероватноћу њиховог решења. Водите их на време када ћете највероватније моћи да их решите.

6. Направите календар најбољег пријатеља.

Чак и ако користите електронски дневникподесите упозорења, требало би да повремено упућујете на свој календар. Ово ће вам омогућити да добијете идеју о предстојећем дану. Потребно је прегледати календар најмање два пута дневно. Најбоље од свега, ако погледате у њега сваки пут кад завршите следећу ствар. Избришите завршене предмете или истакните их у боји да бисте видели да је рад на њима завршен.

7. Разбити велике задатке у мање и планира њихово решење.

Често када радите на великим пројектимаИзгледа да нема потребе ништа да планира, јер већ зна шта ће се радити у наредних неколико дана или недеља. Међутим, ако нисте веома организовани, онда приближна идеја о томе шта радите и приближни временски оквир ће утицати на вашу продуктивност, с обзиром на то да ће одсуство временских оквира у времену оставити осећај хитности. Немојте се склањати са стазе помоћи ћете да подијелите пројекат у подзаконске задатке и планирате рјешења за сваку од њих у календару.

8. Не заборавите да обезбедите паузу између случајева.

Главни камен спотицања у планирању -недостатак реализма. Приликом планирања задатака без узимања у обзир дистракција или прекида који су неопходни за прелазак на следећи случај, ризикујете да изгубите фокус, изађете из распореда и суочите се с потребом да се дохватите до краја времена. Временом почињете да мислите да планирање не функционише и одустаје од идеје да обезбедите продуктивност. Ако пружите одмор, паузу за ручак, време за путовање и забаву, добићете реалну слику о томе шта морате да урадите ио чему ће вам бити времена, што значи да можете боље планирати свој дан.

9. Планирајте време за припрему позива и предстојеће састанке.

Мора да сте закаснили на састанакзбог чињенице да нисте обезбедили довољно времена за пут и појаву куке. Планирањем времена за припрему у календару, ослободите се стреса ако желите само да сазнате путању или погледате телефонски број непосредно пре него што изађете када морате позвати купца. Планирате време за путовање, сазнајте тачан распоред превоза и пружите прилику да пресијете шољу кафе на путу.

10. Распоред времена у току дана за непредвиђене задатке и околности.

Колико често ствари иду наопако? Сваког дана, једном недељно? У свом распореду наведите време за непредвиђене околности, а ако се не појављују, можете га увек користити за обављање другог посла. Анализирајте колико времена током дана иде на непланиране позиве или паузе, и распоредите је у распореду. Највероватније, прво ћете преценити или потцијенити колико вам је потребно, али са искуством ће се повећати тачност ваше процјене.

11. Развити навику планирања.

Чим имате нови задатак, одмахТакође, ставите га на распоред. Ако из било ког разлога то није могуће, узмите напомену у нотебооку, паметном телефону, таблету или било ком другом уређају који користите. Непосредан унос задатка у распоред, прво, елиминише потребу да се запамти шта треба да урадите, и друго, искључује могућност да ће остати нерешено.

Ако морате редовно пратитизатражити или организовати састанке, обезбедити их у календарском времену недељу дана, а затим једноставно додати ставке у наведени интервал. У електронском календару, на пример, у програму Оутлоок можете ставити ове ставке у одељак белешки. У папирном дневнику, где нема мјеста за све предмете, можете их нацртати као посебну листу, везану за одређено вријеме.

12. Користите само један календар за планирање посла, као и за сва друга питања.

Кад је реч о вашем животу између посла и посласлободно време не треба поделити. Ове области вашег живота представљају одраз како управљате временом. Користећи два календара, изгубите пажњу и отежавате контролу времена.

13. Користите ћелијски метод.

Њен принцип је подијелитидан за неколико великих временских интервала. Максималну ефикасност обезбеђују сегменти не мање од сат и по. Број таквих ћелија може варирати од три до шест. Најједноставније је дан који се састоји од три ћелије које одговарају јутарњим, поподневним и вечерњим периодима.

Временски интервали нису ништа друго до блокови постигнућа, или време када ћете се бавити најважнијим стварима.

Једна ћелија не претпоставља да јестесамо један радни задатак. За овај период можете заказати било који број случајева. На пример, ако је величина ваше јутарње ћелије три сата, можете заказати четири задатка у трајању од 15 минута и два сата. Комбинирајте неколико малих задатака у 30-минутне блокове или, још боље, ставите их у сатове ћелије.

Осетите нас заузетиммали задаци и велики блокови доприносе стварању премишљених планова и дају утисак да смо постигли свој циљ. Покушајте да не попуните ћелије рутинским или непродуктивним задацима. Ако вам треба доста времена за административне послове, направите одвојену ћелију за њих. Морате бити продуктивни, не заузети. И не заборавите да сумирате крај сваког интервала.

Структура ћелија ће вам помоћи да на најбољи начин искористите вријеме додељено планираним случајевима. У ћелији, требали бисте направити нешто што вам је заиста важно.

• 
  ћелије или вечери за опуштање;


• 
  ћелија или датум за датум;


• 
  ћелије или вечери посвећене личном развоју или учењу;


• 
  ћелије или вечери посвећене деци и породици;


• 
  ћелија за комуникацију;


• 
  ћелија за касни рад;


• 
  ћелија за одлазак у биоскоп;


• 
  ћелија за обуку.

14. Мудро користите своје слободно време.

Гледајући ћелије, добијате идеју оКолико имате слободног времена. Свака од пет радних вечери даје вам три до шест сати слободног времена. Петнаест до тридесет сати недељно. Можете их потрошити на било шта: опустите се, дружите се са породицом и децом, обедите у ресторану и идите у биоскоп. Ако им додате викенд (ово је још тридесет шест часова или додатних шест - дванаест ћелија), онда ћете добити од педесет до седамдесет и шест сати слободног времена недељно! Ово је ваше вријеме за имплементацију разних пројеката - на примјер, за учење страног језика, писање књиге итд.

Користите ове савете и моћи ћетезначајно побољшавају своју продуктивност, одржавају мир, лакше контролишу свој живот и добијају више слободног времена за себе и своје најмилије!